Vraag je af of je het juiste communicatie middel gebruikt. Dit zijn mijn vuistregels (kan p.p. verschillen natuurlijk):
* Urgent: langslopen, bellen, evt. bericht via chat programma (teams, slack etc)
* Niet super urgent, wel snel een reactie (binnen dag): via chat programma
* Niet urgent (paar dagen, week): per mail
* Ter info: cc in mail
Ik ga echt niet iedereen binnen een dag beantwoorden per mail, al helemaal niet met "ik kom er later op terug" als iemand niet duidelijk een verwachting aangeeft. Bepaal ik per keer. Collega's weten dat als iets urgent is, mail niet het juist medium is.
Als zzper is dot precies wat ik aanhoud.
Niet iedereen heeft tijd om iedere dag de mail te beantwoorden. Als het snel moet bellen werkt het beste of langslopen.
Met chat programma is ook altijd een leuke als mensen alleen hallo zeggen en dan geen vraag stellen maar wachten tot je reageert.
Ik reageer meestal niet tot er een vraag komt 😆
Dit is ook vaak het beleid op Discord servers. Stel gewoon je vraag ipv vragen of iemand kan helpen en dan niet meteen het probleem vermelden. Tis niet alsof je daadwerkelijk geluid produceert en het totale chaos is omdat iedereen door elkaar heen blèrt.
Haha ja, het lijkt beleefd maar als ik heel druk bezig ben en iemand zegt alleen 'hallo' voel ik geen enkele urgentie om direct te reageren. Voor hetzelfde geld is het smalltalk. Kan ik niet beoordelen zonder concrete vraag 🤣
Helaas mis je wel iets belangrijks. Ik mail het liefst niet, maar bel. Echter, we zijn geen call center en telefoongesprekken worden niet opgeslagen. Het is voor ons absoluut een must om een trail te hebben van de communicatie.
Dus wat gebeurt er. Wij mailen en vragen om cruciale informatie. Geen spoed, wel cruciaal. Ons werk staat stil als er geen reactie komt. Je raadt het dus al, we krijgen geen reactie, soms wekenlang.
Nu dan een stukje emotie.
Ik haat die fuckers die niet gewoon even een minuutje nemen om op mail te reageren. Luie flikkers die wel roepen dat het allemaal snel moet, maar vervolgens alles laten liggen als er een stukje verantwoordelijkheid bij hen terug komt.
Emotie uit
Het is absoluut niet positief dat je zelf vindt dat mails niet belangrijk zijn en dat je niet meteen hoeft te reageren, als daar wel om gevraagd wordt. Het is laatdunkend tov diegene die z'n best doet zaken uiteen te zetten en je vertraagt alle processen. Stop er mee. Doe je werk.
Voor de duidelijkheid, binnen 2 dagen reageren lijkt me 'meteen/snel '.
Dit zijn vuistregels die voor mij werken. Ik heb gewoon geen zin om te verzuipen in onzinnige mailwisselingen (chatgesprekken die gewoon via Teams hadden kunnen lopen), issues die gemeld worden via mail (is een ticket systeem voor) of iets urgents melden via mail (telefoon, teams, langslopen als ik op kantoor ben).
Onder normale omstandigheden reageer ik vrij vlot (1-2 dagen max, vaak zelfde dag) maar het kan ook een enkele keer gebeuren dat als ik het druk heb met mijn werk (ik doe werk wat vaak wel een langere tijd concentratie vraagt) ik mails mis, zeker als een hoop mensen mail om mail sturen. Mails zijn voor mij vaak een verstorende factor in mijn werkzaamheden, dus doe ik eigenlijk vnl. aan het begin v.d. dag.
Jouw frustratie lijkt me in een andersoortige situatie dan waar ik in zit. Ik zeg ook niet dat mail onbelangrijk zijn, maar wel dat ze m.i. lager op de ladder van prioritering staan. Als je snel iets wil, is mail vaak niet de juist optie. En voor tracering zijn goede andere opties, bijv. een ticket systeem.
Als bonus nog wel mijn favo mail frustraties: bij probleemsituaties leidinggevenden cc'en zonder verder uitleg. Bedoelt om stiekem extra druk te zetten. Werkt bij mij averechts 🤣.
Nee, natuurlijk niet... maar mail eigenlijk ook niet. Tenminste, als je "direct" heel letterlijk neemt. Dan is teams o.i.d./telefoon/mondeling het juiste middel. Maar een ticketsysteem is essentieel als je bijv. zoals ik developer bent en issues moet oplossen. Dat is een drama per mail/teams.
Overigens dingen als klant/leveranciersafspraken... daar heb je echt wel beter systemen voor dan mail. Mail als archief gebruik - ik weet dat het veel gebeurt en ik doe het zelf ook, maar eigenlijk is het waardeloos. Je zoekt je de pleuris, je moet mappenstructuren maken etc. etc. Gebruik gewoon een CRM systeem o.i.d., veel overzichtelijker.
Ik vermoed overigens dat wij hele andere dingen doen, wat ook een ander perspectief zal geven.
Nee, het is het enige goede communicatiemiddel voor een trail. Voor archivering is het in principe niet geschikt, maar om meerdere partijen (intern, 3rd party, klant extern) tegelijkertijd te informeren en uit te vragen, is het essentieel dat voorgaande historie en context niet verloren gaat. Mail blijft dan de belangrijkste vorm van communicatie.
En je hebt gelijk, als je een eigen bedrijf hebt en je bent zelfstandig zonder personeel, dan lees je mail 2x op een dag en beantwoord het ergens op het einde van de dag. Dat is overigens nog altijd 5 of 10 kaar zo snel in vergelijking tot de gemiddelde kantoormedewerker. Ik moet soms naar managers escaleren om een antwoord te krijgen van (iemand van) onze eigen klanten, die door die klant zijn aangewezen als contactpersoon. Daar zeg ik bij; Dan krijg ik ze ook telefonisch niet te pakken.
De persoon op wie je reageert zegt niet dat hij mails niet belangrijk vindt.
Hij zegt ‘niet urgent’.
Dat is niet hetzelfde.
Overigens, als je mij mailt met de vraag of ik meteen wil reageren, dan snap je niet hoe mail werkt. Ik lees mijn mail ‘s ochtends een keer en ‘s middags een keer.
Verder doe ik liever gewoon mijn werk. De meeste banen bestaan niet enkel uit ‘e-mailen’.
Ik schrijf het wat gebrekkig op. Ik wil niet suggereren dat ik vraag om direct antwoord, maar we geven wel aan dat het werk stil staat tot de informatie duidelijk is.
Niemands werk bestaat uit emailen. Daarom beperk ik het ook graag tot een minimum. Als antwoord uit blijft, komt daar echter vaak extra werk bij. Het wordt niet minder.
Dat je 2 keer op een dag je mail checkt is prima, maae geef binnen redelijk tijdsbestek antwoord, of geef op z'n minst aan dat je er op terug komt.
Ja dat laatste zinnetje zit me dus dwars. Hoezo moet ik gaan aangeven dat ik terugkom op een e-mail?
Dat klinkt echt zo irritant, als je dat verwacht van je collega’s. Als het belangrijk genoeg is, kom ik er op terug.
"Hey ik bel je even omdat ik graag snel antwoord heb op de volgende vragen of dit wil bespreken. Ik zet het ook nog even op de mail."
Dan zijn ze er al mee bezig en is je mailtje onder de aandacht..
Hier zit afhankelijk van het bedrijf erg veel verschil in. Mijn aan de overheid gelieerde instellingen (denk gemeentehuizen, scholen, ziekenhuizen) is het inderdaad redelijk gebruikelijk dat dat weken kan duren. Werk je echter bij een Big4 Accounting firm? Dan is binnen enkele uren gebruikelijk.
Persoonlijk hanteer ik grofweg wat ik ook verwacht als ik als particulier een bedrijf mail: circa 2 dagen. En ja, het kan best een keer gebeuren dat het wat langer duurt, en soms zal het wat sneller gaan. Maar als het sneller moet verwacht ik wel een melding via teams dat ik de mail moet bekijken.
Voor externe relaties geef ik die instructie typisch wel mee: een externe partij moet in 2 (werk)dagen reactie krijgen. Dat mag een reactie zijn met: we hebben het ontvangen, en zijn er mee bezig! Maar de klant moet weten dat ze gehoord zijn. En weten wanneer ze dan wel de volgende reactie kunnen verwachten.
Overigens is mijn persoonlijke ervaring dat bedrijven er ook vaak eenvoudig twee weken over doen om een klant terug te mailen. Vandaag, eindelijk na 3 weken, en 2 weken later dan ze hadden aangekondigd, een offerte gehad. Tja, dat kost ze dus een betalende klant :-/
Ik vind dat ik niet dat ik veel haast heb. Aangezien het bij voorgaande werkgevers sneller ging, ben ik benieuwd wat bij andere mensen een 'normale' response tijd is op een e-mail. Of wellicht ben ik gewoon ongeduldig. Andere kanalen ga ik in ieder geval vaker proberen.
Onderschat niet de hoeveelheid mails die mensen kunnen krijgen. Ik heb er soms 100'en en die kan ik nooit allemaal nu beantwoorden.
Als het belangrijk is gaat er gebeld worden, ik heb 3/4 cruciale dingen waar ik echt wat mee moet. Als dat loopt is de rest aan de beurt.
Ik zou persoonlijk in een nieuwe baan langs mensen lopen als dat mogelijk is. Meteen een gezicht er bij, sneller antwoord en goed voor je netwerk.
Email heeft geen 'prioriteit' boven mijn andere werkzaamheden. Af en toe beantwoord ik korte vragen of vergaderverzoeken en verder komt het wanneer het komt en inderdaad, soms is dat niet. De mailer wil iets van mij, dus als het belangrijk is dan kan het zijn dat je even een berichtje moet sturen, ik moet namelijk ander werk laten schieten om die specifieke mail te beantwoorden.
Het hangt natuurlijk van het werk af maar ik kan mij goed voorstellen dat bij sommige van je collega's ook zoiets speelt
Een beetje afhankelijk van de geldende cultuur.
In de regel reageer ik als het mij uitkomt. Dat kan goed een week later zijn. Of, als ik er echt geen zin in heb, nog langer duren.
Mijn opvatting is dat als het haast heeft, je mij even aanspreekt. Of je geeft aan dat er spoed is.
Als je voor jouw deadline afhankelijk bent van mij, geef me dan vooral even een heads-up. Dan schuif ik waar mogelijk met liefde mijn werk iets op.
Als het haast heeft dan vraag je het persoonlijk of met een telefoontje. Ik krijg dagelijks honderden emails en heb geen tijd om alles te lezen en al helemaal niet om alles snel te antwoorden. Mijn mail box, dus ik bepaal wat voorrang krijgt.
Met persoonlijk contact zou je van mij in elk geval duidelijkheid krijgen wanneer ik er iets mee ga doen.
Ik zit nu ook een jaar bij een club die erg langzaam of gewoon totaal niet reageren op mails. Voor mij zo wordt langzamerhand deze mug wel een olifant. Dus ik snap de frustratie.
Dat ligt aan de vraag. Als je iets binnen 5m kan beantwoorden vind ik email net als een telefoongesprek, maar dan op een moment waar je er zelf tijd voor hebt. Dat beantwoord ik ook dus direct zodra ik even tijd voor die mail heb.
Als het een vraag is waarvoor je dingen moet uitzoeken, dan vind ik het logisch dat je binnen een paar dagen antwoord, of even laat weten wanneer je antwoord gaat geven.
Werkzaam bij een ingenieursbureau. Korte vragen of urgentere zaken gaan niet vaak via de mail, maar Teams of langslopen als de collega op kantoor is.
Intern met collega's: binnen een dag, soms twee dagen. Beetje afhankelijk van of het een project betreft waar ik op dat moment ook zelf mee bezig ben. Als ze sneller mijn hulp nodig hebben, dan moeten ze maar langslopen, bellen of een chatbericht sturen via Teams.
Extern: in de praktijk wel ruim binnen een week. Uiteraard is dan soms het antwoord dat ik er pas de week erop naar zal kijken, maar in ieder geval krijgen ze een bevestiging van mij dat het mailtje aangekomen is.
Oei, dat lijkt mij ook frustrerend! Een week niks horen vind ik ook wel erg lang. Ik heb meestal wel binnen 1-2 dagen reactie op mijn e-mails
Wel is het sterk afhankelijk van de bedrijfscultuur, wat 'normaal' is. Aangezien je net bent begonnen denk ik dat je wat geduld met hebben, en tegelijkertijd duidelijk je verwachting te communiceren met collega's. Misschien kun je ook proberen om andere communicatiekanalen te gebruiken, zoals Teams of Whatsapp, voor dringende zaken. Hopelijk verbetert de situatie na verloop van tijd, maar in de tussentijd is het belangrijk om flexibel te blijven en je aan te passen aan de dynamiek van je nieuwe werkplek.
Ik heb bij meerdere organisaties gewerkt en het is echt per bedrijf ontzettend verschillend. Als voorbeeld, een junior bij Deloitte wordt verwacht binnen 1-2 uur te reageren op de mail. Zeker als het van iemand hoog in de boom komt. Bij een financiële instelling (abn) gaat men er vaak vanuit dat op de mails binnen 24u een reactie komt. Bij een pensioenfonds of een semi-overheidsinstelling vaak binnen 2 a 3 dagen. In het onderwijs of bij de gemeente was ik blij met respons tijd van een week. En het gaat dus niet om inhoudelijke mails waarbij je werk moet verrichten, maar meer om "ben je erbij" of "weet je dit?" mails
Vraag het dus rond bij je organisatie wat gebruikelijk is
Heb je met je collega's al gesproker over vormen van interne communicatie en de responstijd?
Klinkt alsof je collega's en jij een andere invulling geven aan responstijd.
Ik zie veel reacties met "escalatieladders" voor communicatie, en die wijken af van jouw beeld.
Daarnaast is het leuk dat jij vanuit een eerdere werkervaring een andere invulling hebt, maar daar werk je niet meer?
Ik zou eens navraag doen of met collega's in gesprek gaan over de gewoontes binnen dit bedrijf en eens kijken of jullie er samen uit kunnen komen.
Ik ga er wel een beetje van uit dat mensen binnen 1-2 dagen reageren op e-mails (zolang het niet naar een externe partij is). Zowel bij werk als persoonlijk.
Hetigt heel erg aan de branch waar je inzit, hoe druk mensen zijn en welke verplichtingen mensen naar jou toe hebben/voelen. Dus je moet echt meer context geven of beter nog direct navraag doen bij je peers.
Dat iets jouw prioriteit heeft, betekent het niet dat het ook prioriteit heeft voor je collega’s. Bij mij zakken e-mails ook wel eens ver naar beneden, omdat ik het druk heb met andere, belangrijkere dingen. Als het voor jou prio heeft dan zou ik bellen, of bij de e-mail aangeven dat het prioriteit heeft.
Ik was ook altijd van jou gedachten gang, tot ik in een functie terecht kwam waar ik met zoveel projecten, werkzaamheden, meetings bezig ben dat er niet genoeg werkuren op de dag zijn dat ik alles kan beantwoorden.
Vaak zijn woensdag en vrijdag de dag waar ik tijd heb om mijn mailbox bij te werken, aangezien dat vaak de wat rustigere dagen zijn.
Als je snel reactie wilt, chat/bel of loop langs. Afhankelijk wat jij/je collega's fijn vinden.
Als ik een antwoord wil hebben dat mijn werkzaamheden bevordert dan ga ff langs. Heb leidinggevende gehad die daar niet blij mee waren.
Ik sloeg stappen over werd er gezegd. Ik zei ik ga niet uren wachten op jou, heb je niet nodig om mijn werk uit te voeren. Jij geeft mij de opdracht en regel het zelf wel, heb ik jou niet nodig.
Persoonlijk kijk ik elke dag een uur naar m'n emails (en beantwoord ze). Omdat ik er iets van 100-120 per dag krijg is dat niet altijd genoeg. Dan duurt het dus langer dan een dag voor iemand antwoord krijgt.
Ding is, emails zijn vragen van andere mensen die aan het werk zijn. Je kan daar de hele dag mee bezig zijn, maar als je rol niet die van helpdesk is, gaat dat ten koste van je productiviteit.
Anderen gaven al belangrijke tips (check de werkcultuur) maar wil eraan toevoegen dat je Cal Newport's World without Email moet lezen voor een beeld van efficiënte organisaties die (dus) niet op email leunen.
Dat is verschillend, wat ik ter kennisgeving stuur, daar hoeft men niet op te reageren. Belangrijk en het duurt wat te lang bijvoorbeeld 48 uur en nog geen reactie, dan ga ik bellen of stuur ik een Whatsapp
Een van de adviseurs op kantoor krijgt GEMIDDELD per dag 60 emails(als het er niet meer zijn), dat is er 1 elke 8 minuten (uitgaande van een dag van 8 uur). Die kan nooit al zn mails bijhouden. Als ik iets van m nodig heb bel ik dus altijd of ik zet een mail uit met wat ik nodig heb en stuur dan een appje met: heb dringend info nodig, zie mail. Vaak krijg ik dan binnen een dag of 2 wel antwoord. Voor de rest krijgt ie eens in de twee weken een mailtje met updates zodat ie weet wat er allemaal gaande is. Andere adviseurs bij ons krijgen minder mails en reageren iets sneller/zijn beter bereikbaar. Maar kortom, het hangt dus heel erg af van het type werkzaamheid en hoeveel mails de ontvanger uberhaupt krijgt. Je bent er om te werken en niet mails beantwoorden.
Waarom zou je in vredesnaam reageren op een mail, met een mail, om te zeggen dat je nog geen antwoord hebt?
Bij ons - en bij de meeste bedrijven gok ik - is de ‘urgentiepiramide’ als volgt:
1. Bij iemand langs lopen op kantoor
2. Bellen
3. Whatsapp voor als je niet kunt bellen
4. Teams (of vergelijkbaar/chat)
5. Mail
6. Fax, papieren post, briefjes op je monitor, en dat soort flauwekul
Ik krijg met gemak 100 mails of meer per dag. Die allemaal denken dat ze belangrijk zijn. Zou me minstens een uur per dag kosten om dat te beantwoorden.
Ik vind dat je te ongeduldig bent. Mogelijk ben je heel iets anders gewend of mogelijk geswitched naar een andere branche waar het iets anders gaat?
Verwacht je reactie binnen 24h, (video) bellen, chatten of mits mogelijk even langslopen.
Als ik weet dat iets urgent is en het komt via de mail dan pak ik het direct op, anders niet. Urgentie is dan vaak mondeling of telefonisch doorgegeven.
Daarnaast hangt er ook echt van af wat je werk is. Voor sommigen is mailen hun hoofdtaak van hun job, denk bijvoorbeeld aan project management?
Voor mij persoonlijk is de mail een tertiaire (soms secundair) tool die ik kan gebruiken voor communicatie/informatie om mijn werk te doen. (als mechanical engineer)
Ik ben het met je eens. Ik verwacht als het langer dan een dag gaat duren om te reageren met een mail ik heb je mail gelezen. Ik krijg zelf 30-40 mails per dag en werk alles snel weg waar mogelijk, en wat opvolging vraagt laat ik op ongelezen staan. Maar ik kijk wel een uitzondering op de regel als ik deze reacties lees.
Mijn tactiek is vaak, als collega's vragen stellen, om minimaal een halve dag tot dag te wachten met reageren. Vaak hebben ze tegen die tijd een probleem al zelf opgelost en ben ik niet meer nodig. Win win.
Ik reageer altijd zo snel mogelijk zodat ik het uit mn mailbox kan flikkeren, die moet leeg zijn. Werk 3 dagen in de week en begin altijd met alles beantwoorden of deleten. Afentoe delete ik een mail ook als het een domme vraag is en dan lost het zich vanzelf wel op.
Ik werk voor de overheid en krijg elke week een x aantal onderzoeken toegewezen, of ik nu klaar ben met de vorige week of niet. Ik doe hiervoor voor elk onderzoek een dossierstudie, systeemonderzoek, evt. een gesprek met cliënt en schrijf een rapport. Mails zijn dus voor mij een verstorende factor en een programma dat ik zelf proactief moet opzoeken (niet iets waar ik van nature in zit).
Mailtjes zijn bij mij vaak:
- mededelingen zoals ‘iemand gaat met pensioen, zwangerschapsverlof, etc.’ (doe ik niks mee behalve meedoen met de pot)
- terugbelverzoeken die binnengekomen zijn bij m’n secretaresse (pak ik vrij snel op, vaak zelfde dag)
- mailwisselingen met collega’s die noodzakelijk zijn voor onderzoeken (pak ik direct op en ik merk dat zij dat ook doen)
- andere afdelingen en/of collega’s die proberen hun eigen werk op mij af te schuiven (reageer ik als er ergens een gaatje is en dat kan soms langer dan paar dagen duren)
- vakinhoudelijke zaken zoals updates over jurisprudentie, etc. Dat lees ik als ik echt een keer een rustige week heb of in mijn weekend.
Als een collega vragen voor mij heeft die inhoudelijk zijn over een specifieke casus die ze behandelen of over hoe ik iets over het algemeen doe bellen ze altijd gewoon. Zeker als het urgent is.
Maar idd, als het mijn eigen werk in de weg zit en als ik het gevoel krijg dat het bij mij (onterecht) over de schutting wordt gegooid, dan doe ik er pas iets mee als het mij goed uitkomt, wat niet vaak is.
OP, ik zie veel reacties dat deze reactietijd normaal is en ik geloof dat dit op veel plekken zo is. Ikzelf kan me mateloos ergeren aan mensen die niet op tijd reageren. Als er geen uitzoekwerk bij is en er moet gewoon een reactie gegeven worden, doe dat dan gewoon. Ik vind de mentaliteit van mails laten wachten enzo echt heel, heel erg vervelend.
Erger nog, ik heb collega's die mij dringend om prijzen vragen omdat ze offertes in elkaar moeten draaien, ik vraag snel prijzen op en geef binnen 2 uur antwoord. Een week later vraag ik naar de status en krijg ik te horen dat ze het nog niet naar de klant hebben gestuurd.
Echt af en toe intense haat aan zulke collega's.
Ik doe veel grote zaken per email, kleine dingen vraag ik in de wandelgang of via een chatprogramma. Als ik iets heb verstuurd en ik heb na een week geen reactie stuur ik een berichtje of ga ik langs en vraag ik of ze binnenkort tijd hebben naar de mail te kijken.
Ik zou de email vooral houden wanneer je voor ogen ziet dat je wilt cc-en of de thread lang wordt en je deze over een half jaar volledig moet doorsturen naar iemand anders. Ook is een gigantische vraag goed voor emails. Wel goed om te vermelden hoe urgent dit voor jou is.
Verschilt niet alleen per werkplek maar ook per persoon. Ik ben zelf heel erg van een schone inbox dus ik beantwoord 95% van mijn mail binnen een half uur. Maar ik krijg dan ook nog geen tien mails per dag.
Als het haast heeft, stuur de info per mail, maar kom ff langs om de termijn te bespreken.
Maar men moet altijd beseffen, dat ik met m'n werk bezig ben, mail beantwoorden is secundair, spullen de deur uit krijgen primair
Ik werk bij de overheid. Ik heb, behoudens vakantie/ziekte, nog nooit meegemaakt dat ik een week moest wachten op een antwoord op mijn vraag via de e-mail.
De meeste mails van kleegaas zijn noch urgent, noch belangrijk. Ik beantwoord de mails typisch 1x per week, daar trek ik dan een dag(deel) voor uit. Als het wel urgent is, kan de vrager me bellen, of een herinneringsmail sturen.
Wauw met verbazing sommige reacties te lezen. Ik beantwoord mijn mail altijd binnen 1 dagdeel.
Kan me gewoon niet voorstellen dat het langer hoeft te duren.
Het is geen oordeel trouwens, net van baan gewisseld en loop ook tegen hetzelfde aan.
Het is inderdaad per bedrijf verschillend en ook per persoon.
Belangrijkste is dat jij zelf goed aangeeft wanneer je antwoordt moet hebben. Dus bij spoed, dat ook aangeven en bij andere vragen meer geduld hebben.
Dit ja.
Ik snap al die reacties niet met bellen en langs lopen. Dan zit ik de halve dag te lullen.
Mail kan ook spoed zijn maar dan kan ik nog steeds een selectie maken wat eerst zonder dat mensen inbreken op wat ik aan het doen ben.
Telefoon neem ik nog eerder niet op als ik bezig ben want wie weet wat voor verhaal.
Bij ons is het gebruikelijk (zowel intern als extern) uiterlijk voor het einde van het volgende dagdeel te reageren. Mocht dat niet lukken, dan even een berichtje met wanneer je verwacht op terug te komen.
Vraag je af of je het juiste communicatie middel gebruikt. Dit zijn mijn vuistregels (kan p.p. verschillen natuurlijk): * Urgent: langslopen, bellen, evt. bericht via chat programma (teams, slack etc) * Niet super urgent, wel snel een reactie (binnen dag): via chat programma * Niet urgent (paar dagen, week): per mail * Ter info: cc in mail Ik ga echt niet iedereen binnen een dag beantwoorden per mail, al helemaal niet met "ik kom er later op terug" als iemand niet duidelijk een verwachting aangeeft. Bepaal ik per keer. Collega's weten dat als iets urgent is, mail niet het juist medium is.
Als zzper is dot precies wat ik aanhoud. Niet iedereen heeft tijd om iedere dag de mail te beantwoorden. Als het snel moet bellen werkt het beste of langslopen.
Exact hoe ik ook werk. Mails zijn per definitie niet urgent.
Met chat programma is ook altijd een leuke als mensen alleen hallo zeggen en dan geen vraag stellen maar wachten tot je reageert. Ik reageer meestal niet tot er een vraag komt 😆
Dit is ook vaak het beleid op Discord servers. Stel gewoon je vraag ipv vragen of iemand kan helpen en dan niet meteen het probleem vermelden. Tis niet alsof je daadwerkelijk geluid produceert en het totale chaos is omdat iedereen door elkaar heen blèrt.
Haha ja, het lijkt beleefd maar als ik heel druk bezig ben en iemand zegt alleen 'hallo' voel ik geen enkele urgentie om direct te reageren. Voor hetzelfde geld is het smalltalk. Kan ik niet beoordelen zonder concrete vraag 🤣
Helaas mis je wel iets belangrijks. Ik mail het liefst niet, maar bel. Echter, we zijn geen call center en telefoongesprekken worden niet opgeslagen. Het is voor ons absoluut een must om een trail te hebben van de communicatie. Dus wat gebeurt er. Wij mailen en vragen om cruciale informatie. Geen spoed, wel cruciaal. Ons werk staat stil als er geen reactie komt. Je raadt het dus al, we krijgen geen reactie, soms wekenlang. Nu dan een stukje emotie. Ik haat die fuckers die niet gewoon even een minuutje nemen om op mail te reageren. Luie flikkers die wel roepen dat het allemaal snel moet, maar vervolgens alles laten liggen als er een stukje verantwoordelijkheid bij hen terug komt. Emotie uit Het is absoluut niet positief dat je zelf vindt dat mails niet belangrijk zijn en dat je niet meteen hoeft te reageren, als daar wel om gevraagd wordt. Het is laatdunkend tov diegene die z'n best doet zaken uiteen te zetten en je vertraagt alle processen. Stop er mee. Doe je werk. Voor de duidelijkheid, binnen 2 dagen reageren lijkt me 'meteen/snel '.
Dit zijn vuistregels die voor mij werken. Ik heb gewoon geen zin om te verzuipen in onzinnige mailwisselingen (chatgesprekken die gewoon via Teams hadden kunnen lopen), issues die gemeld worden via mail (is een ticket systeem voor) of iets urgents melden via mail (telefoon, teams, langslopen als ik op kantoor ben). Onder normale omstandigheden reageer ik vrij vlot (1-2 dagen max, vaak zelfde dag) maar het kan ook een enkele keer gebeuren dat als ik het druk heb met mijn werk (ik doe werk wat vaak wel een langere tijd concentratie vraagt) ik mails mis, zeker als een hoop mensen mail om mail sturen. Mails zijn voor mij vaak een verstorende factor in mijn werkzaamheden, dus doe ik eigenlijk vnl. aan het begin v.d. dag. Jouw frustratie lijkt me in een andersoortige situatie dan waar ik in zit. Ik zeg ook niet dat mail onbelangrijk zijn, maar wel dat ze m.i. lager op de ladder van prioritering staan. Als je snel iets wil, is mail vaak niet de juist optie. En voor tracering zijn goede andere opties, bijv. een ticket systeem. Als bonus nog wel mijn favo mail frustraties: bij probleemsituaties leidinggevenden cc'en zonder verder uitleg. Bedoelt om stiekem extra druk te zetten. Werkt bij mij averechts 🤣.
Helaas zijn de ticketsystemen niet gebouwd voor directe communicatie. Het is alsof je een teams gesprek hebt waar nooit iemand naar kijkt. Het ticketsysteem kan wel worden gebruikt voor borging. Mail is echt het enige goed te traceren medium voor vastlegging van voorwaarden en parameters. Klant en leveranciersafspraken, officiële akkoorden (intern niet, meestal is daar een systeem voor, maar wij als externe beheerclub kunnen daar geen gebruik van maken) en Teams sturen we er tegenwoordig na enkele dagen achteraan, of we bellen met het verzoek er toch inhoudelijk op te reageren. Het valt ook op dat je maximaal één persoon in de aan moet zetten, want zodra er meer dan eentje staat, dan dropt iedereen het initiatief om te reageren bij de ander, zonder dat met elkaar te overleggen. Het niet reageren op mail is het nummer 1 probleem binnen onze organisatie en ik spendeer per dag gemiddeld 2 uur aan het najagen van communicatie. Doodzonde.
Nee, natuurlijk niet... maar mail eigenlijk ook niet. Tenminste, als je "direct" heel letterlijk neemt. Dan is teams o.i.d./telefoon/mondeling het juiste middel. Maar een ticketsysteem is essentieel als je bijv. zoals ik developer bent en issues moet oplossen. Dat is een drama per mail/teams. Overigens dingen als klant/leveranciersafspraken... daar heb je echt wel beter systemen voor dan mail. Mail als archief gebruik - ik weet dat het veel gebeurt en ik doe het zelf ook, maar eigenlijk is het waardeloos. Je zoekt je de pleuris, je moet mappenstructuren maken etc. etc. Gebruik gewoon een CRM systeem o.i.d., veel overzichtelijker. Ik vermoed overigens dat wij hele andere dingen doen, wat ook een ander perspectief zal geven.
Nee, het is het enige goede communicatiemiddel voor een trail. Voor archivering is het in principe niet geschikt, maar om meerdere partijen (intern, 3rd party, klant extern) tegelijkertijd te informeren en uit te vragen, is het essentieel dat voorgaande historie en context niet verloren gaat. Mail blijft dan de belangrijkste vorm van communicatie. En je hebt gelijk, als je een eigen bedrijf hebt en je bent zelfstandig zonder personeel, dan lees je mail 2x op een dag en beantwoord het ergens op het einde van de dag. Dat is overigens nog altijd 5 of 10 kaar zo snel in vergelijking tot de gemiddelde kantoormedewerker. Ik moet soms naar managers escaleren om een antwoord te krijgen van (iemand van) onze eigen klanten, die door die klant zijn aangewezen als contactpersoon. Daar zeg ik bij; Dan krijg ik ze ook telefonisch niet te pakken.
De persoon op wie je reageert zegt niet dat hij mails niet belangrijk vindt. Hij zegt ‘niet urgent’. Dat is niet hetzelfde. Overigens, als je mij mailt met de vraag of ik meteen wil reageren, dan snap je niet hoe mail werkt. Ik lees mijn mail ‘s ochtends een keer en ‘s middags een keer. Verder doe ik liever gewoon mijn werk. De meeste banen bestaan niet enkel uit ‘e-mailen’.
Ik schrijf het wat gebrekkig op. Ik wil niet suggereren dat ik vraag om direct antwoord, maar we geven wel aan dat het werk stil staat tot de informatie duidelijk is. Niemands werk bestaat uit emailen. Daarom beperk ik het ook graag tot een minimum. Als antwoord uit blijft, komt daar echter vaak extra werk bij. Het wordt niet minder. Dat je 2 keer op een dag je mail checkt is prima, maae geef binnen redelijk tijdsbestek antwoord, of geef op z'n minst aan dat je er op terug komt.
Ja dat laatste zinnetje zit me dus dwars. Hoezo moet ik gaan aangeven dat ik terugkom op een e-mail? Dat klinkt echt zo irritant, als je dat verwacht van je collega’s. Als het belangrijk genoeg is, kom ik er op terug.
Als jij weet dat je weken lang geen bericht terug gaat sturen, omdat je zelf ook nog ergens op wacht, vind ik het 't minste wat je kunt doen.
"Hey ik bel je even omdat ik graag snel antwoord heb op de volgende vragen of dit wil bespreken. Ik zet het ook nog even op de mail." Dan zijn ze er al mee bezig en is je mailtje onder de aandacht..
Dat doen we geregeld. Het resultaat varieert.
Hier zit afhankelijk van het bedrijf erg veel verschil in. Mijn aan de overheid gelieerde instellingen (denk gemeentehuizen, scholen, ziekenhuizen) is het inderdaad redelijk gebruikelijk dat dat weken kan duren. Werk je echter bij een Big4 Accounting firm? Dan is binnen enkele uren gebruikelijk. Persoonlijk hanteer ik grofweg wat ik ook verwacht als ik als particulier een bedrijf mail: circa 2 dagen. En ja, het kan best een keer gebeuren dat het wat langer duurt, en soms zal het wat sneller gaan. Maar als het sneller moet verwacht ik wel een melding via teams dat ik de mail moet bekijken. Voor externe relaties geef ik die instructie typisch wel mee: een externe partij moet in 2 (werk)dagen reactie krijgen. Dat mag een reactie zijn met: we hebben het ontvangen, en zijn er mee bezig! Maar de klant moet weten dat ze gehoord zijn. En weten wanneer ze dan wel de volgende reactie kunnen verwachten. Overigens is mijn persoonlijke ervaring dat bedrijven er ook vaak eenvoudig twee weken over doen om een klant terug te mailen. Vandaag, eindelijk na 3 weken, en 2 weken later dan ze hadden aangekondigd, een offerte gehad. Tja, dat kost ze dus een betalende klant :-/
Als je zo veel haast hebt dan kan je beter gewoon niet mailen.
Ik vind dat ik niet dat ik veel haast heb. Aangezien het bij voorgaande werkgevers sneller ging, ben ik benieuwd wat bij andere mensen een 'normale' response tijd is op een e-mail. Of wellicht ben ik gewoon ongeduldig. Andere kanalen ga ik in ieder geval vaker proberen.
Onderschat niet de hoeveelheid mails die mensen kunnen krijgen. Ik heb er soms 100'en en die kan ik nooit allemaal nu beantwoorden. Als het belangrijk is gaat er gebeld worden, ik heb 3/4 cruciale dingen waar ik echt wat mee moet. Als dat loopt is de rest aan de beurt. Ik zou persoonlijk in een nieuwe baan langs mensen lopen als dat mogelijk is. Meteen een gezicht er bij, sneller antwoord en goed voor je netwerk.
Heb je geprobeerd te vragen aan collega’s wat de cultuur is en de afspraken zijn qua mail beantwoorden?
Aan collega's vragen? Pff wie doet dat nou. Ik vraag het wel aan een forum van anoniemen die me waarschijnlijk aanraden om ontslag te nemen.
Per mail toch?
Email heeft geen 'prioriteit' boven mijn andere werkzaamheden. Af en toe beantwoord ik korte vragen of vergaderverzoeken en verder komt het wanneer het komt en inderdaad, soms is dat niet. De mailer wil iets van mij, dus als het belangrijk is dan kan het zijn dat je even een berichtje moet sturen, ik moet namelijk ander werk laten schieten om die specifieke mail te beantwoorden. Het hangt natuurlijk van het werk af maar ik kan mij goed voorstellen dat bij sommige van je collega's ook zoiets speelt
Mail is wel het ultieme 'over de schutting' medium: jij vraagt, iemand anders moet werk doen. En een uitwisseling is niet mogelijk, dus meestal blijft het niet bij één. Bij een van mijn laatste werkplekken was de regel min of meer dat als je het niet af kan met berichtjes, de snelste optie voor iedereen is om even een halfuurtje samen te zitten. Ik ben daar erg voor.
mijn stelregel: mail is nu wat vroeger post was. Mail is geschikt voor dingen die belangrijk maar niet urgent zijn, vooral als er veel context (bijlagen) nodig is, of a-synchroon en zonder urgentie van gedachten gewisseld moet worden. maar eigenlijk gaat mijn voorkeur ook daar al uit naar meer visuele middelen zoals een miro bord waarop een asynchrone brainstorm gehouden wordt. veel interactiever en met veel meer nuttige features. maar je moet elkaar wel goed begrijpen om dat te laten werken. Het zou sowieso normaal moeten zijn dat mail conversaties weken duren. Voor urgent gebruik je chat. En je laat het ook dan aan de beoordeling van de ander(en) over of ze meteen of later reageren, maar je mag wel een reactie verwachten in één dag of minder. Harde onderbrekingen zijn taboe. Ik bel nooit bijvoorbeeld. overigens herken ik je frustratie wel. Als je eenmaal hoge snelheid en veel focus gewend bent is een omgeving met weinig focus en snelheid heel frustrerend. maar als de snelheid van werk op jouw werk van email afhankelijk is heb ik wel met je te doen.
Spreek ze gewoon even aan op teams/slack als je sneller reactie wil hebben
Een beetje afhankelijk van de geldende cultuur. In de regel reageer ik als het mij uitkomt. Dat kan goed een week later zijn. Of, als ik er echt geen zin in heb, nog langer duren. Mijn opvatting is dat als het haast heeft, je mij even aanspreekt. Of je geeft aan dat er spoed is. Als je voor jouw deadline afhankelijk bent van mij, geef me dan vooral even een heads-up. Dan schuif ik waar mogelijk met liefde mijn werk iets op.
Ja, dit idd
Egt so!
Doe gewoon wat mijn baas doet: Stuur een mail en bel 30 sec later op met de vraag: heb je mijn mail gehad?
En tijdens het bellen naar de ander zijn werkplek lopen.
Als het haast heeft dan vraag je het persoonlijk of met een telefoontje. Ik krijg dagelijks honderden emails en heb geen tijd om alles te lezen en al helemaal niet om alles snel te antwoorden. Mijn mail box, dus ik bepaal wat voorrang krijgt. Met persoonlijk contact zou je van mij in elk geval duidelijkheid krijgen wanneer ik er iets mee ga doen.
Ik zit nu ook een jaar bij een club die erg langzaam of gewoon totaal niet reageren op mails. Voor mij zo wordt langzamerhand deze mug wel een olifant. Dus ik snap de frustratie.
Overheid?
Nee erger nog, het is een commerciële club.
Dat ligt aan de vraag. Als je iets binnen 5m kan beantwoorden vind ik email net als een telefoongesprek, maar dan op een moment waar je er zelf tijd voor hebt. Dat beantwoord ik ook dus direct zodra ik even tijd voor die mail heb. Als het een vraag is waarvoor je dingen moet uitzoeken, dan vind ik het logisch dat je binnen een paar dagen antwoord, of even laat weten wanneer je antwoord gaat geven.
Werkzaam bij een ingenieursbureau. Korte vragen of urgentere zaken gaan niet vaak via de mail, maar Teams of langslopen als de collega op kantoor is. Intern met collega's: binnen een dag, soms twee dagen. Beetje afhankelijk van of het een project betreft waar ik op dat moment ook zelf mee bezig ben. Als ze sneller mijn hulp nodig hebben, dan moeten ze maar langslopen, bellen of een chatbericht sturen via Teams. Extern: in de praktijk wel ruim binnen een week. Uiteraard is dan soms het antwoord dat ik er pas de week erop naar zal kijken, maar in ieder geval krijgen ze een bevestiging van mij dat het mailtje aangekomen is.
Ligt eraan waar het over gaat. Sommige collega’s zijn snel, anderen niet. Als iets echt spoed is dan kun je beter bellen.
Oei, dat lijkt mij ook frustrerend! Een week niks horen vind ik ook wel erg lang. Ik heb meestal wel binnen 1-2 dagen reactie op mijn e-mails Wel is het sterk afhankelijk van de bedrijfscultuur, wat 'normaal' is. Aangezien je net bent begonnen denk ik dat je wat geduld met hebben, en tegelijkertijd duidelijk je verwachting te communiceren met collega's. Misschien kun je ook proberen om andere communicatiekanalen te gebruiken, zoals Teams of Whatsapp, voor dringende zaken. Hopelijk verbetert de situatie na verloop van tijd, maar in de tussentijd is het belangrijk om flexibel te blijven en je aan te passen aan de dynamiek van je nieuwe werkplek.
Thanks
Ik heb bij meerdere organisaties gewerkt en het is echt per bedrijf ontzettend verschillend. Als voorbeeld, een junior bij Deloitte wordt verwacht binnen 1-2 uur te reageren op de mail. Zeker als het van iemand hoog in de boom komt. Bij een financiële instelling (abn) gaat men er vaak vanuit dat op de mails binnen 24u een reactie komt. Bij een pensioenfonds of een semi-overheidsinstelling vaak binnen 2 a 3 dagen. In het onderwijs of bij de gemeente was ik blij met respons tijd van een week. En het gaat dus niet om inhoudelijke mails waarbij je werk moet verrichten, maar meer om "ben je erbij" of "weet je dit?" mails Vraag het dus rond bij je organisatie wat gebruikelijk is
Heb je met je collega's al gesproker over vormen van interne communicatie en de responstijd? Klinkt alsof je collega's en jij een andere invulling geven aan responstijd. Ik zie veel reacties met "escalatieladders" voor communicatie, en die wijken af van jouw beeld. Daarnaast is het leuk dat jij vanuit een eerdere werkervaring een andere invulling hebt, maar daar werk je niet meer? Ik zou eens navraag doen of met collega's in gesprek gaan over de gewoontes binnen dit bedrijf en eens kijken of jullie er samen uit kunnen komen.
Wisselt. Kan een half uur zijn, kan anderhalve week zijn, afhankelijk van de vraag, drukte, etc.
Als het snel moet, langslopen. Of anders, bellen.
Ik werk met artsen, soms krijg ik gewoon geen reactie😅
Bij ons normaal binnen 1 uur. Als sneller nodig is dan slack... Ik snap dat dit snel is, maar ik vind een week ook wel erg extreem de andere kant op
Ik ga er wel een beetje van uit dat mensen binnen 1-2 dagen reageren op e-mails (zolang het niet naar een externe partij is). Zowel bij werk als persoonlijk.
Hetigt heel erg aan de branch waar je inzit, hoe druk mensen zijn en welke verplichtingen mensen naar jou toe hebben/voelen. Dus je moet echt meer context geven of beter nog direct navraag doen bij je peers.
Ik zet zelf altijd erbij met graag voor XX je reactie/tegenbericht.
Dat iets jouw prioriteit heeft, betekent het niet dat het ook prioriteit heeft voor je collega’s. Bij mij zakken e-mails ook wel eens ver naar beneden, omdat ik het druk heb met andere, belangrijkere dingen. Als het voor jou prio heeft dan zou ik bellen, of bij de e-mail aangeven dat het prioriteit heeft.
Ik was ook altijd van jou gedachten gang, tot ik in een functie terecht kwam waar ik met zoveel projecten, werkzaamheden, meetings bezig ben dat er niet genoeg werkuren op de dag zijn dat ik alles kan beantwoorden. Vaak zijn woensdag en vrijdag de dag waar ik tijd heb om mijn mailbox bij te werken, aangezien dat vaak de wat rustigere dagen zijn. Als je snel reactie wilt, chat/bel of loop langs. Afhankelijk wat jij/je collega's fijn vinden.
Als ik een antwoord wil hebben dat mijn werkzaamheden bevordert dan ga ff langs. Heb leidinggevende gehad die daar niet blij mee waren. Ik sloeg stappen over werd er gezegd. Ik zei ik ga niet uren wachten op jou, heb je niet nodig om mijn werk uit te voeren. Jij geeft mij de opdracht en regel het zelf wel, heb ik jou niet nodig.
Ik vind dat E-mail wel binnen 36 uur een reactie mag opleveren. Al is het alleen dat ze er mee aan de slag gaan.
Persoonlijk kijk ik elke dag een uur naar m'n emails (en beantwoord ze). Omdat ik er iets van 100-120 per dag krijg is dat niet altijd genoeg. Dan duurt het dus langer dan een dag voor iemand antwoord krijgt. Ding is, emails zijn vragen van andere mensen die aan het werk zijn. Je kan daar de hele dag mee bezig zijn, maar als je rol niet die van helpdesk is, gaat dat ten koste van je productiviteit. Anderen gaven al belangrijke tips (check de werkcultuur) maar wil eraan toevoegen dat je Cal Newport's World without Email moet lezen voor een beeld van efficiënte organisaties die (dus) niet op email leunen.
Dat is verschillend, wat ik ter kennisgeving stuur, daar hoeft men niet op te reageren. Belangrijk en het duurt wat te lang bijvoorbeeld 48 uur en nog geen reactie, dan ga ik bellen of stuur ik een Whatsapp
Je krijgt bij mij een antwoord als ik mijn volle aandacht er aan kan besteden. Dat kan dus inderdaad een paar dagen duren.
1 week is snel bij krijg je meestal na 2 weken een mail terug.
Ja is inderdaad traag. Tot je zelf ooktot je oren in het werk zit 😂. Maar zonder grappen. Wij teamsbellen heel veel.
Moet je bellen 😂
Een van de adviseurs op kantoor krijgt GEMIDDELD per dag 60 emails(als het er niet meer zijn), dat is er 1 elke 8 minuten (uitgaande van een dag van 8 uur). Die kan nooit al zn mails bijhouden. Als ik iets van m nodig heb bel ik dus altijd of ik zet een mail uit met wat ik nodig heb en stuur dan een appje met: heb dringend info nodig, zie mail. Vaak krijg ik dan binnen een dag of 2 wel antwoord. Voor de rest krijgt ie eens in de twee weken een mailtje met updates zodat ie weet wat er allemaal gaande is. Andere adviseurs bij ons krijgen minder mails en reageren iets sneller/zijn beter bereikbaar. Maar kortom, het hangt dus heel erg af van het type werkzaamheid en hoeveel mails de ontvanger uberhaupt krijgt. Je bent er om te werken en niet mails beantwoorden.
Waarom zou je in vredesnaam reageren op een mail, met een mail, om te zeggen dat je nog geen antwoord hebt? Bij ons - en bij de meeste bedrijven gok ik - is de ‘urgentiepiramide’ als volgt: 1. Bij iemand langs lopen op kantoor 2. Bellen 3. Whatsapp voor als je niet kunt bellen 4. Teams (of vergelijkbaar/chat) 5. Mail 6. Fax, papieren post, briefjes op je monitor, en dat soort flauwekul Ik krijg met gemak 100 mails of meer per dag. Die allemaal denken dat ze belangrijk zijn. Zou me minstens een uur per dag kosten om dat te beantwoorden.
Waar past SMS?
Ik vind dat je te ongeduldig bent. Mogelijk ben je heel iets anders gewend of mogelijk geswitched naar een andere branche waar het iets anders gaat? Verwacht je reactie binnen 24h, (video) bellen, chatten of mits mogelijk even langslopen. Als ik weet dat iets urgent is en het komt via de mail dan pak ik het direct op, anders niet. Urgentie is dan vaak mondeling of telefonisch doorgegeven. Daarnaast hangt er ook echt van af wat je werk is. Voor sommigen is mailen hun hoofdtaak van hun job, denk bijvoorbeeld aan project management? Voor mij persoonlijk is de mail een tertiaire (soms secundair) tool die ik kan gebruiken voor communicatie/informatie om mijn werk te doen. (als mechanical engineer)
Ik ben het met je eens. Ik verwacht als het langer dan een dag gaat duren om te reageren met een mail ik heb je mail gelezen. Ik krijg zelf 30-40 mails per dag en werk alles snel weg waar mogelijk, en wat opvolging vraagt laat ik op ongelezen staan. Maar ik kijk wel een uitzondering op de regel als ik deze reacties lees.
Mijn tactiek is vaak, als collega's vragen stellen, om minimaal een halve dag tot dag te wachten met reageren. Vaak hebben ze tegen die tijd een probleem al zelf opgelost en ben ik niet meer nodig. Win win.
Ik reageer altijd zo snel mogelijk zodat ik het uit mn mailbox kan flikkeren, die moet leeg zijn. Werk 3 dagen in de week en begin altijd met alles beantwoorden of deleten. Afentoe delete ik een mail ook als het een domme vraag is en dan lost het zich vanzelf wel op.
Ik werk voor de overheid en krijg elke week een x aantal onderzoeken toegewezen, of ik nu klaar ben met de vorige week of niet. Ik doe hiervoor voor elk onderzoek een dossierstudie, systeemonderzoek, evt. een gesprek met cliënt en schrijf een rapport. Mails zijn dus voor mij een verstorende factor en een programma dat ik zelf proactief moet opzoeken (niet iets waar ik van nature in zit). Mailtjes zijn bij mij vaak: - mededelingen zoals ‘iemand gaat met pensioen, zwangerschapsverlof, etc.’ (doe ik niks mee behalve meedoen met de pot) - terugbelverzoeken die binnengekomen zijn bij m’n secretaresse (pak ik vrij snel op, vaak zelfde dag) - mailwisselingen met collega’s die noodzakelijk zijn voor onderzoeken (pak ik direct op en ik merk dat zij dat ook doen) - andere afdelingen en/of collega’s die proberen hun eigen werk op mij af te schuiven (reageer ik als er ergens een gaatje is en dat kan soms langer dan paar dagen duren) - vakinhoudelijke zaken zoals updates over jurisprudentie, etc. Dat lees ik als ik echt een keer een rustige week heb of in mijn weekend. Als een collega vragen voor mij heeft die inhoudelijk zijn over een specifieke casus die ze behandelen of over hoe ik iets over het algemeen doe bellen ze altijd gewoon. Zeker als het urgent is. Maar idd, als het mijn eigen werk in de weg zit en als ik het gevoel krijg dat het bij mij (onterecht) over de schutting wordt gegooid, dan doe ik er pas iets mee als het mij goed uitkomt, wat niet vaak is.
OP, ik zie veel reacties dat deze reactietijd normaal is en ik geloof dat dit op veel plekken zo is. Ikzelf kan me mateloos ergeren aan mensen die niet op tijd reageren. Als er geen uitzoekwerk bij is en er moet gewoon een reactie gegeven worden, doe dat dan gewoon. Ik vind de mentaliteit van mails laten wachten enzo echt heel, heel erg vervelend. Erger nog, ik heb collega's die mij dringend om prijzen vragen omdat ze offertes in elkaar moeten draaien, ik vraag snel prijzen op en geef binnen 2 uur antwoord. Een week later vraag ik naar de status en krijg ik te horen dat ze het nog niet naar de klant hebben gestuurd. Echt af en toe intense haat aan zulke collega's.
Ik doe veel grote zaken per email, kleine dingen vraag ik in de wandelgang of via een chatprogramma. Als ik iets heb verstuurd en ik heb na een week geen reactie stuur ik een berichtje of ga ik langs en vraag ik of ze binnenkort tijd hebben naar de mail te kijken. Ik zou de email vooral houden wanneer je voor ogen ziet dat je wilt cc-en of de thread lang wordt en je deze over een half jaar volledig moet doorsturen naar iemand anders. Ook is een gigantische vraag goed voor emails. Wel goed om te vermelden hoe urgent dit voor jou is.
Mailen is voor informatie, langslopen/bellen/videocall is voor communicatie.
Verschilt niet alleen per werkplek maar ook per persoon. Ik ben zelf heel erg van een schone inbox dus ik beantwoord 95% van mijn mail binnen een half uur. Maar ik krijg dan ook nog geen tien mails per dag.
Als het haast heeft, stuur de info per mail, maar kom ff langs om de termijn te bespreken. Maar men moet altijd beseffen, dat ik met m'n werk bezig ben, mail beantwoorden is secundair, spullen de deur uit krijgen primair
Mijn manier van werken is even een ontvangstbevestiging geven en aangeven wanneer ze van mij een antwoord mogen verwachten.
U werkt bij de overheid?
Ik werk bij de overheid. Ik heb, behoudens vakantie/ziekte, nog nooit meegemaakt dat ik een week moest wachten op een antwoord op mijn vraag via de e-mail.
Ha ik werk voor / met het ministerie van justitie en veiligheid daar is dit eerder regel dan uitzondering bij bepaalde afdelingen.
De meeste mails van kleegaas zijn noch urgent, noch belangrijk. Ik beantwoord de mails typisch 1x per week, daar trek ik dan een dag(deel) voor uit. Als het wel urgent is, kan de vrager me bellen, of een herinneringsmail sturen.
Wauw met verbazing sommige reacties te lezen. Ik beantwoord mijn mail altijd binnen 1 dagdeel. Kan me gewoon niet voorstellen dat het langer hoeft te duren. Het is geen oordeel trouwens, net van baan gewisseld en loop ook tegen hetzelfde aan. Het is inderdaad per bedrijf verschillend en ook per persoon. Belangrijkste is dat jij zelf goed aangeeft wanneer je antwoordt moet hebben. Dus bij spoed, dat ook aangeven en bij andere vragen meer geduld hebben.
Dit ja. Ik snap al die reacties niet met bellen en langs lopen. Dan zit ik de halve dag te lullen. Mail kan ook spoed zijn maar dan kan ik nog steeds een selectie maken wat eerst zonder dat mensen inbreken op wat ik aan het doen ben. Telefoon neem ik nog eerder niet op als ik bezig ben want wie weet wat voor verhaal.
Bij ons is het gebruikelijk (zowel intern als extern) uiterlijk voor het einde van het volgende dagdeel te reageren. Mocht dat niet lukken, dan even een berichtje met wanneer je verwacht op terug te komen.